No mantener segura la información de un cliente es uno de los principales problemas que afectan a las inmobiliarias en la actualidad. Los tipos más comunes de violaciones de datos y seguridad provienen del robo físico de información o por un ataque informático. La información de seguro social, nombres y direcciones, números de cuentas bancarias, códigos y otras informaciones financieras son las más sensibles a robos.

Con cada transacción, el agente de bienes raíces debe solicitar información confidencial del cliente, y este es responsable de evitar que dicha información se vea comprometida por pérdida, mal uso, destrucción o robo. Si roban la identidad de un cliente o su información financiera se ve comprometida mientras está en poder de la inmobiliaria, la empresa puede recibir demandas por la filtración de información o la pérdida de fondos.

Hay muchas acciones que pueden tomarse en cuenta para ayudar a evitar una violación de datos, por lo tanto, ahora vamos a indicarte como gestionar la destrucción de documentos en una inmobiliaria de forma apropiada y segura.

¿Cuáles son las mejores prácticas de discreción y manipulación segura de datos físicos?

Cuando hablamos del manejo de documentos es importante resaltar la profesionalidad, el conocimiento y la discreción que debe tener la inmobiliaria. Todos los cuentos con información confidencias que este tipo de empresa manejar, debe estar bien custodiado y uno vez que su utilidad haya pasado, lo más responsable y recomendado es su destrucción total. Para gestionar correctamente este proceso, es necesario solicitar la ayuda de expertos en la destrucción de documentos en Jaén y en cualquier otra región del país.

Dentro de las practicas más recomendadas de manejo seguro de documentos cuando aún no pueden destruirse, se recomiendan las siguientes:

• Es importante cubrir los documentos confidenciales cuando el agente inmobiliario este en presencia de otras personas y nunca hay que dejar documentos sin asegurar si tiene que salir de la habitación. También es importante bloquear el acceso al ordenador.
• Los documentos deben almacenarse en un área segura. Las ventanas, puertas y gabinetes deben estar cerrados con llave en todo momento. Las personas que tienen acceso a estas áreas deben tener autorización y los clientes visitantes no deben dejarse sin supervisión.
• El etiquetado claro de la documentación física puede ayudar a prevenir pérdidas entre oficinas. Además, el desorden puede provocar la pérdida de documentos, es necesario destruir los datos físicos obsoletos con regularidad.
• A diferencia de los datos electrónicos, los datos físicos pueden estar sujetos a desgaste, perdida y deterioro por inundación, un incendio, moho, etc. Por este motivo muchos se duplican en formato electrónico. En este caso es importante tomar en cuenta las practicas que se describe a continuación.

Prácticas para el manejo de datos electrónicos

Algo importante es evitar el uso de unidades flash para almacenar información del cliente. Estos pueden perderse o corromperse con demasiada facilidad debido a la acción de virus. Lo más indicado es usar archivos protegidos con contraseña al transferir o enviar documentos por correo electrónico a un cliente u otras partes involucradas en la transacción.

Toma en cuenta que depender únicamente del correo electrónico puede presentar oportunidades para que los piratas informáticos falsifiquen fácilmente las solicitudes de transferencia. Asegúrate de que los firewalls y el software de protección contra virus estén actualizados y revisa ese software semestralmente.

Mantén limpios los registros y la gestión de archivos. Elimina o destruye todos los documentos desactualizados para asegurarte de que el sistema de mantenimiento de registros designado funcione de la mejor manera y configure todos los puntos de acceso electrónicos para que estén bloqueados con protección.

Si bien nada puede garantizar que te enfrentes a un reclamo como resultado de una mala gestión de documentos, puedes tomar medidas para estar preparado y gestionar de manera correcta la destrucción de documentos contratando a la empresa especializada en el asunto.